池袋の弁護士、田村優介です！
「退職したいけど、会社とトラブルになるのは避けたい…」「円満に退職するために、事前に知っておくべきことは？」そんな悩みをお持ちのあなたへ。
退職時は、退職届の受理、引き継ぎ、未払い残業代など、さまざまなトラブルが発生しやすいタイミングです。この記事では、会社を退職する際に経験する可能性のあるトラブルの具体例とその対処法を5つのカテゴリーに分けて解説します。
さらに、トラブルを未然に防ぐための円満退職の手続きガイドもご紹介します。退職に関する不安や疑問を解消し、スムーズなスタートを切るための準備にお役立てください。
1. 退職時にトラブルの発生が多い理由
退職は従業員側にとっても大きな転換点ですし、会社側にとっても小さくない影響のある出来事です。そのため、従業員側にも会社にも、感情を含め様々な事情が交錯することが多くみられます。
東京都産業労働局の統計をみても、退職トラブルにまつわる労働相談は多くの年で相談項目の１位を占め、特に中小企業において退職にまつわるトラブルが非常に多いことがわかります。
円満に退職できれば良いのですが、しばしばトラブルが発生してしまうケースがあります。ここでは、退職時にトラブルが多い理由について、いくつかの観点から解説していきます。
1.1 1. 法律や社内規定の理解不足
退職に関する手続きやルールは、労働基準法などの法律や、就業規則などの社内規定によって定められています。しかし、これらの内容を従業員側が十分に理解していない場合や、会社側が適切に説明していない場合、トラブルに発展することがあります。
- 退職の意思表示の方法や時期
- 退職届の提出期限
- 必要な書類や手続き
- 有給休暇の消化
- 競業避止義務
上記のような項目について、認識の齟齬があると、後々になってトラブルに発展する可能性があります。例えば、法律上は2週間前に退職の意思表示をすればよいものの、会社によっては1ヶ月前までに伝えることを就業規則で定めているケースもあります。このような場合、2週間前に退職の申し出をしたとしても、会社側から「就業規則違反」と指摘され、トラブルに発展する可能性があります。
1.2 2. 感情的な対立
退職には、会社への不満や退職後のキャリアに対する不安など、さまざまな感情が伴います。特に、退職理由が会社への不満に起因する場合、会社側と従業員側の間に感情的な対立が生じやすく、円滑なコミュニケーションが難しくなることがあります。
また、長年勤務した会社であればあるほど、退職時に同僚や上司との別れのインパクトは大きくなります。
このような人間関係の変化に伴うストレスや寂しさから、感情的になりトラブルに発展してしまうケースもあります。
1.3 3. 情報共有の不足
退職に伴う業務の引き継ぎや、退職後の連絡先など、必要な情報が適切に共有されない場合、トラブルに繋がることがあります。
特に、退職する従業員が重要な業務を担当していた場合、後任への引継ぎが不十分だと、業務に支障が生じ、会社に損害を与える可能性もあります。また、会社側が退職者の連絡先を把握していない場合、給与や源泉徴収票などの重要な書類を送付することができず、トラブルに発展する可能性があります。
1.4 4. 労働時間や賃金に関する問題
退職時に、残業代の未払い、有給休暇の未消化、退職金の金額など、労働時間や賃金に関する問題が表面化することがあります。特に、サービス残業が常態化していたり、有給休暇の取得が難しかったりする職場では、退職時にこれらの問題が顕在化しやすく、トラブルに発展する可能性があります。また、退職金の算定方法について、会社側と従業員側で認識の違いがあると、トラブルに発展する可能性があります。
| トラブルの例 | 内容 |
|---|---|
| 残業代の未払い | 退職時に、それまで支払われていなかった残業代を請求するケース |
| 有給休暇の未消化 | 退職前に有給休暇を消化しきれなかった場合に、未消化分の賃金の支払いを求めるケース |
| 退職金の金額 | 退職金の算定方法や金額について、会社側と従業員側で認識が異なるケース |
1.5 5. 社会情勢の変化
近年、転職が一般的になりつつあり、終身雇用制度が崩壊しつつあります。そのため、企業は優秀な人材を確保するために、より一層、従業員の労働環境の改善や待遇の向上に取り組む必要が出てきています。このような社会情勢の変化に伴い、従業員の権利意識が高まっていることも、退職時のトラブル増加の一因と言えるでしょう。
例えば、以前は退職時に会社と揉めることを避けるために、泣き寝入りするケースも少なくありませんでした。しかし、近年は労働者側の権利意識が高まり、弁護士などに相談するケースも増えています。そのため、会社側も安易な対応ができなくなっており、退職時のトラブル処理がより複雑化していると言えるでしょう。
2. よくあるトラブルと対処法5選
従業員の退職時に発生するトラブルには、法律や会社のルール、感情的な問題などが複雑に絡み合っているケースが多く見られます。ここでは、よくあるトラブルとその対処法、そして未然に防ぐためのポイントを具体的に解説していきます。
2.1 退職届の受理をめぐるトラブル
退職の意思表示として提出する退職届ですが、会社側が受理してくれないケースがあります。法律上、退職届の提出から2週間が経過すれば退職が成立するとされていますが、スムーズな退職のためにも、トラブルを避けるためにも、適切な対応が必要です。
2.1.1 退職届がなかなか受理されない場合の対処法
口頭で伝えた場合の対応
まずは、退職の意思を明確に伝えるために、口頭ではなく、退職届を提出しましょう。
退職届は、会社に対して正式な意思表示を行うための重要な書類です。退職の理由を聞かれた場合は、一身上の都合などの一般的な理由を伝えるようにしましょう。
退職届を提出しても受理されない場合の対応
内容証明郵便で退職届を送付する方法があります。
内容証明郵便は、いつ、誰に、どのような内容の文書を送ったかを証明できる郵便サービスです。受理を拒否した場合、後日トラブルになった際に、証拠として使うことができます。それでも受理してもらえない場合は、弁護士に相談することも考えられます。
2.1.4 退職届の提出から退職日までの期間に関するトラブル
民法第627条1項では、期間の定めのない雇用契約の場合、「当事者が雇用の継続について合意しないときは、いつでも解約の申入れをすることができる」と規定されています。ただし、同条2項では、「解約の申入れをする者が、解約の事由を即時予告する場合又は月又はこれより長い一定期間によって賃金の支払をする慣習がある場合においては、使用者又は労働者は、その期間が経過するまでは解約の効果を発生させることができない」と規定されています。
つまり、就業規則や雇用契約書に定めがない限り、労働者は、退職の意思を示してから2週間後には退職することができます。
会社側とトラブルになる可能性を考慮し、1か月以上前に退職の意思を伝えることが可能なのであればそうすることも処世術ですが、そうはいっていられない状況のことも多いと思われます。その場合、民法の２週間を主張することも差し支えないと私は考えます。
厚生労働省の見解も、東京地裁高野メリヤス事件を参照したうえで「就業規則に1か月前規定があっても、2週間経過で退職の効力が発生する」、となっています。
2.2 引き継ぎに関するトラブル
退職に伴い、担当業務の後任者への引き継ぎは非常に重要です。しかし、十分な引き継ぎ期間が確保されなかったり、引き継ぎがうまくいかず、トラブルに発展するケースがあります。円満な退職のため、適切な引き継ぎ期間の確保と、スムーズな引き継ぎの実施につきできる対応は取っておくことが考えられます。
2.2.1 引き継ぎ期間が十分に確保できない場合の対処法
- 2.2.2 会社側に相談 まずは、会社側に現状を伝え、引き継ぎについて相談しましょう。業務量や内容を具体的に説明し、必要な期間を伝えることが大切です。可能な範囲で、業務の優先順位をつけ、重要度の高い業務から引き継ぐようにしましょう。
- 2.2.3 業務の簡素化・標準化を提案 業務の簡素化や標準化を提案するのも有効な手段です。業務フローを見直し、無駄な作業を省いたり、マニュアルを作成することで、引き継ぎ期間を短縮できる可能性があります。
2.2.4 スムーズな引き継ぎを行うためのポイント
- 2.2.5 引き継ぎ計画書の作成 引き継ぎ項目、スケジュール、担当者などを明確に記載した計画書を作成しましょう。計画書を共有することで、会社側と認識を合わせ、スムーズな引き継ぎを進めることができます。
- 2.2.6 引継ぎ資料の作成 業務内容を分かりやすくまとめた資料を作成し、後任者がスムーズに業務を理解できるようにしておきましょう。資料は、紙媒体だけでなく、電子データでも共有しておくと便利です。
- 2.2.7 引継ぎの実施 後任者に対して、業務内容を丁寧に説明し、不明点があれば質問できるようにしておきましょう。また、後任者が実際に業務を行う際に、近くでサポートできる体制を整えておくことも重要です。
2.3 未払い残業代請求に関するトラブル
退職時に、残業代が未払いだったことに気づくケースがあります。未払い残業代は、労働者の正当な権利として請求することができます。
請求のためには、日頃から残業時間や労働時間の記録をしておくことが大切です。
残業時間の記録は、未払い残業代を請求する際に、証拠となる重要なものです。日頃から、業務開始時間、業務終了時間、残業時間、休憩時間などを記録しておきましょう。記録方法は、タイムカード、業務日報、パソコンの使用履歴など、客観的な方法で記録することが大切です。記録を残しておくことで、トラブルを未然に防ぐだけでなく、会社側との交渉をスムーズに進めることができます。
2.4 競業避止義務に関するトラブル
退職後に、同業他社に就職したり、自分で事業を始める場合、競業避止義務に抵触する可能性があります。競業避止義務とは、退職後一定期間、前職の会社と競合する業務に従事することを制限する義務のことです。競業避止義務に違反すると、損害賠償請求訴訟を起こされる可能性があります。退職前に、競業避止義務条項の内容をよく確認し、不明点があれば、会社側に確認しておきましょう。
2.4.1 競業避止義務とは？
競業避止義務は、以下の3つの要件を満たす場合に有効とされています。
- 業務上の秘密を保護する必要性があること
- 労働者の職業選択の自由を必要以上に制限しないこと
- 労働者に対して相当の対価が支払われていること
2.4.2 退職後の転職・起業に関する注意点
- 競業避止義務条項の内容確認 就業規則や雇用契約書に、競業避止義務条項が記載されているか確認しましょう。記載されている場合は、競業避止義務の期間、地域、業務範囲、違反した場合のペナルティなどを確認することが重要です。また、退職時に新たに競業避止義務を定める書面に署名を求められることもあります。これには応じる義務はありませんので、同意できない書面には決してサインしないことを心掛ける必要があります。
- 専門家への相談 競業避止義務について、不安や疑問がある場合は、弁護士などの専門家に相談することをおすすめします。専門家のアドバイスを受けることで、トラブルを未然に防ぐことができます。
2.5 従業員と会社間での金銭トラブル
従業員と会社間での金銭トラブルは、貸付金や損害賠償など、さまざまなケースがあります。金銭が絡む問題は、感情的な対立に発展しやすく、長期化することも少なくありません。トラブルを未然に防ぐためにも、日頃から、金銭の貸し借りや、業務上の損害発生時の責任の所在などについて、明確なルールを設けておくことが大切です。
2.5.1 貸付金、損害賠償などのトラブル
- 2.5.2 貸付金のトラブル 会社から従業員への貸付金や、従業員間での貸し借りが、トラブルに発展するケースがあります。金銭の貸し借りは、必ず書面で契約書を作成し、貸付金額、返済期日、利息などを明確にしておくことが重要です。また、口約束での貸し借りは避け、書面に残すことを習慣づけましょう。
- 2.5.3 損害賠償のトラブル 従業員の業務上のミスなどについて、会社に損害が発生したとして損害賠償を請求されることがあります。
3. 円満退職のための退職手続きガイド
3.1 退職の意思表示：上司への相談
3.2 退職届の提出：書式・提出先・提出時期
3.3 会社との退職条件の交渉：有給休暇消化など
3.4 業務の引継ぎ：期間・内容・引継ぎ資料作成
3.5 会社から借りている物の返却：社員証、保険証など
3.6 退職日の手続き：給与、離職票の受け取り
4. トラブルを未然に防ぐために：日頃からできること
従業員の退職時に発生する可能性のあるトラブルと、その対処法について解説しました。円満な退職を迎えるためには、トラブルを未然に防ぐための準備と、いざというときの対処法を知っておくことが重要です。日頃から、会社との良好な関係を築き、円滑なコミュニケーションを心がけましょう。また、就業規則や雇用契約書の内容を理解し、自身の権利と義務を把握しておくことが大切です。
5. 円満退職のための退職手続きガイド
円満に退職するためには、適切な手続きを踏むことが重要です。トラブルを未然に防ぎ、後々の関係に影響が出ないように、以下のステップを参考に退職手続きを進めましょう。
5.1 1. 退職の意思表示：上司への相談
退職を決意したら、まずは直属の上司に相談しましょう。退職の意思を伝えるとともに、退職理由や退職希望日などを伝えましょう。円満な退職のためには、できるだけ早い段階で相談することが重要です。退職理由については、企業が従業員の退職理由を把握し、職場環境の改善などに役立てることができるように、できる限り具体的に伝えるようにしましょう。ただし、法律で退職理由を伝える義務はありませんので、伝えにくい場合は伝える必要はありません。
上司との相談では、以下の点について確認しておきましょう。
- 退職の意思表示の時期
- 退職理由の伝え方
- 退職希望日の相談
法律上は、退職希望日の2週間前までに会社に退職の意思表示をすれば退職することができます（民法第627条）。しかし、就業規則で退職の何ヶ月前までに申し出なければならないといった規定を設けている会社も多くあります。円満に退職するためにも、就業規則を確認し、早めに退職の意思を伝えるようにしましょう。
5.2 2. 退職届の提出：書式・提出先・提出時期
上司に退職の意向を伝えた後、正式な退職届を提出します。退職届は、会社が指定する書式がある場合はそれに従い、ない場合は以下の内容を記載して作成します。
| 項目 | 記載内容 |
|---|---|
| 宛先 | 会社の代表取締役などの代表者名 |
| 日付 | 退職届を提出する日付 |
| 表題 | 「退職届」 |
| 本文 | 「私儀、一身上の都合により、本日付けをもって退職いたします。」など |
| 署名 | 自筆で氏名 |
退職届は、直属の上司に提出するのが一般的です。
退職届は、会社が受理した時点で効力が発生します。会社が受理を拒否した場合でも、内容証明郵便で送付することで、退職の意思表示をしたことになります。
5.3 3. 会社との退職条件の交渉：有給休暇消化など
退職届提出後、会社と退職条件について交渉を行います。主な交渉項目は以下の通りです。
- 退職日：最終的な退職日を確認します。
- 有給休暇の消化：残っている有給休暇を消化する場合は、その旨を伝えます。法律上、労働者は会社に対して有給休暇を取得する権利を有しているため、会社は時季変更権を行使しない限り、労働者の請求に沿って有給休暇を付与する義務があります（労働基準法第39条）。
- 退職金の計算：退職金制度がある場合は、退職金の計算方法や支給日について確認します。
5.4 4. 業務の引継ぎ：期間・内容・引継ぎ資料作成
円満な退職のため、担当業務の引継ぎを適切に行うことが効果的です。引継ぎの内容としては、以下のものが挙げられます。
- 担当業務の内容
- 業務の進捗状況
- 関係部署や取引先との連絡先
- 業務マニュアルや資料
スムーズな引継ぎのため、引継ぎ資料を作成しておくと便利です。引継ぎ資料には、上記の項目に加え、業務のポイントや注意点などを記載しておきましょう。また、口頭での説明だけでなく、実際に業務を体験してもらうなど、より実践的な引継ぎを行うことも有効です。
5.5 5. 会社から借りている物の返却：社員証、保険証など
退職までに、会社から貸与されている以下の物などを返却します。
- 社員証
- 保険証
- 会社携帯電話
- パソコン
- クレジットカード
- 制服
返却が遅れたり、返却がない、としてトラブルの原因になることもしばしばあるため、返却が必要なものについては確認をしておくようにしましょう。
5.6 6. 退職時の各種手続き
その他、退職時には、以下の手続きを行われます。退職後なかなか行われないこともしばしばあるため、手続きが進まない場合には督促することも考えられます。
- 離職票の交付：失業保険の手続きに必要な離職票を受け取ります。雇用保険被保険者であった人が退職した場合、会社は「離職票-1」をハローワークに提出する義務があり、労働者は会社から離職票-1を受け取る権利があります（雇用保険法施行規則第118条、第119条）。
- 年金手帳の受け取り：会社で年金手帳を預かっている場合は、返却してもらいます。
- 源泉徴収票の受け取り：翌年の確定申告に必要な源泉徴収票を受け取ります。
6. トラブルを未然に防ぐために：日頃からできること
退職時のトラブルは、事前に備えておくことで防げるケースも少なくありません。円満な退職を実現するために、日頃から意識しておきたいポイントを紹介します。
6.1 良好な人間関係を築く
日頃から上司や同僚と良好な人間関係を築いておくことは、円満な退職のために非常に大切です。株式会社パーソルホールディングスが2022年に実施した調査によると、退職理由の上位に「人間関係の悪化」が挙げられています。日頃からコミュニケーションを密にとり、互いに尊重し合える関係を築きましょう。
6.2 会社の就業規則を確認する
就業規則には、退職に関する規定（退職の申し出時期や方法、退職金の計算方法など）が明記されています。トラブルを避けるためにも、日頃から会社の就業規則を確認しておきましょう。特に、退職の申し出に関する規定は重要です。法律では、退職の申し出から2週間で退職できることになっていますが、就業規則で「1か月前に申し出ること」などと定められている場合があります。
前記のとおり、これを必ず遵守しなければならないとは私は考えていませんが、処世術としては、退職を考え始めた時点で、就業規則を確認するようにしましょう。
6.3 業務内容を記録する
業務内容を記録しておくことは、引き継ぎをスムーズに行うために役立ちます。また、残業時間の記録は、未払い残業代請求のトラブルを防ぐためにも重要です。日報や業務記録などを活用し、日頃からこまめに記録を残す習慣をつけましょう。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 日付 | 業務を行った日付を記入 |
| 業務内容 | 具体的な業務内容を記入（例：顧客への提案資料作成、会議資料準備など） |
| 開始時間・終了時間 | 業務の開始時間と終了時間を記入 |
| 休憩時間 | 休憩時間を記入 |
| 備考 | 残業理由や業務に関するメモなどを記入 |
6.4 転職活動は慎重に
在職中に転職活動を行う場合は、競業避止義務に違反している、職務専念義務に違反している、などといわれないよう注意が必要です。同僚などに転職活動をしていることを話すことについては慎重に検討しましょう。
また、会社の機密情報を持ち出した、と疑われるような行為は慎重に避けましょう。
転職エージェントを利用する場合は、信頼できるエージェントを選ぶことが大切です。
7. まとめ
退職時に発生するトラブルは、退職届の受理から、引き継ぎ、未払い残業代、競業避止義務、金銭トラブルまで多岐にわたります。これらのトラブルは、法律や会社のルール、そして従業員と会社との間の認識の違いなどが原因で発生することがあります。円満に退職するためには、退職に関する法律や会社のルールをよく理解し、退職の意思表示は早めに、そして明確に行いましょう。また、日頃から会社とのコミュニケーションを密にとり、良好な関係を築くことが大切です。万が一トラブルが発生した場合は、感情的にならずに冷静に話し合い、必要であれば労働基準監督署などの専門機関に相談するなどして、適切な解決を目指しましょう。
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